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【忘年会】急な予約キャンセルを減らすためにしたいこと7選!

今年もついにやってきます、居酒屋業界の稼ぎどき、
「忘年会!」
早割・遅割を導入して少して回転率を少しでもあげたいお店も多いと思います。
そんな時におそらく皆さんの一番のネックになるのは予約の当日キャンセル
事前に席が空くことがわかれば忘年会の時期なので何とかなることもありますが急なキャンセルはどうしようにもなくなってしまいますよね。
そこで今回は少しでも予約のキャンセルを減らすためにやっておきたい予約の受け付け方をご紹介します。

1予約を受ける際には「会社名」「団体名」を!

忘年会や大人数の予約の際は幹事様のお名前・連絡先だけでなく、必ず「会社名・会社の連絡先」まで聞いておきましょう。
お客様には「団体の予約を個人名で受けてしまうと案内がスムーズにできない可能性がある」と伝えましょう。
こうすることで大人数の急なキャンセルを減らすことが出来ます。

2 予約はなるべく社員の方が受けましょう。

年末時期の予約は入れ替えなどの回転を細かく管理する必要があります。
そのためアルバイトでに任せるのではなく社員の方が電話を受けるよにしましょう。

3 キャンセルポリシーは必ず伝えましょう。

確かに当日キャンセルをなさるお客様にキャンセルポリシーを伝えても効果は薄いですが、「そんなの聞いてない」とトラブルにならないように必ず伝えることが大切です。

4 必ず予約の事前確認をしましょう。

忘年会時期はお客様である会社員の方も忙しい時期です。
「予約の電話をしたこと自体忘れてしまい、他の店でも予約を取ってしまった」ということが少なくありません。
事前確認をすることで当日の人数変更やダブルブッキングが起きないようにしましょう。

5 事前確認の連絡をすることを伝えましょう。

また電話での予約時には「来店日の2日前や3日前に人数や時間の確認の連絡をします。
連絡がつかない場合キャンセルになります。」と事前に伝えましょう。
こう伝えることで「連絡がつながないけどくるかもしれないから他のお客様を案内できない」ということを防ぐことにつながります。
その際、メールなど電話以外での確認方法を提示してあげるとよりスムースにやり取りをすることが出来ます。

6 予約台帳サービスを使う。

オンラインでのインターネット予約台帳「TORETA」にはお客様に一斉送信メッセージを送る機能や予約時に事前預かり金を頂くサービスがあります。
これらの機能を使っていくのも一つの手です。

7 それでも当日キャンセルされたらどうするか。

そこまでしても当日に予約キャンセルをされた場合にはインターネットでリアルタイムに空席情報を更新できるツールを使いましょう。
「Open Table」や「LINE予約」では空席情報を更新することで近くのユーザー様を集客することが出来ます。

終わりに。

いかがでしたか。
一年の中で一番のかき入れ時、少しでも多くのお客様をもてなし、清々しい気持ちで年の瀬を迎えましょう!